Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Turkuseura-Åbosamfundet ry:n tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.2.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Turkuseura-Åbosamfundet ry, Vanha Suurtori 3 20500 Turku
Muut yhteystiedot: [email protected], 040 6373 600.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Toiminnanjohtaja Kati Leskinen, [email protected], 040 5283 073.

3. Rekisterin nimi

Turkuseuran jäsenrekisteri, palveluntarjoaja FloMembers / Flo Apps Oy, flomembers.fi.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä lain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystiedot kerätään jäsenasioiden hoitamista, viestintää ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilöjäsenet: nimi, osoite, kotipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, liittymispäivä, tieto onko kunniajäsen tai ainaisjäsen, tieto onko ruotsinkielinen. Tieto jäsenmaksun maksamisesta.

Yhteisöjäsenet: nimi, osoite (laskutus- ja postitusosoite), kotipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Maksutieto.

Kannatusjäsenet: nimi, osoite (laskutus-ja sähköpostiosoite), kotipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Maksutieto.

Jäsenrekisterin palveluntarjoaja FloMembers poistaa eronneet, kuolleet ja poistetut henkilöt järjestelmästä koneellisesti, kun tilan muutoksesta on kulunut 24 kuukautta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä itseltään. Jäsenet ilmoittavat itse yhteystietojen muutokset rekisterinpitäjälle. Lisäksi tietoja saadaan verkkosivuilla turkuseura.fi olevien lomakkeiden kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille. Poikkeuksena Suomen Turku-lehden postituksen hoitava yritys, jonne lähetetään lehden saajan nimi ja osoitetiedot neljästi vuodessa.

FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. Turkuseuran jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Varmuuskopioita säilytetään UpCloud-palvelussa, jonka palvelin sijaitsee Helsingissä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Jäsenten tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa. Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

  1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
  2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
  3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Pyyntö lähetetään Turkuseuran toimistoon sähköpostitse [email protected] tai puhelimitse 0406373600. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2144-1-1) kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Keitä olemme

Verkkosivustomme osoite on: https://turkuseura.fi.

Kommentit

Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

Media

Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.

Evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Kenelle jaamme tietosi

Jos pyydät salasanan palauttamista, IP-osoitteesi liitetään mukaan palautussähköpostiisi.

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Minne lähetämme tietosi

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.